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「取引先に交渉する」英語ビジネスメールの書き方を例文付きで解説!実際に作文してみよう

英語ビジネスメール講座

「なんとなく英語でビジネスメールを書いているけど、不自然じゃないかな・・・」と不安になったことはありませんか?連載「ワンランク上の英語ビジネスメール講座」(全6回)では、経営コンサルタントのロッシェル・カップさんが、英語ビジネスメールのポイントをわかりやすく解説します。今回は「取引先に交渉する」メールです。記事の最後では皆さんからのメールを募集していますので、ぜひご応募ください!

このビジネスメール、どこが残念?「取引先に交渉する」

多くのビジネスメールの目的は、「相手を動かすこと」です。しかし、その目的を達成するためのアプローチは、英語と日本語で異なります。普段日本語で書いているメールをそのまま英訳すると、効果的でないばかりか、逆に相手を混乱させる恐れもあります。

今回の記事では、あるビジネスメールの例を分析して問題点を指摘し、どのように改善すればいいかを提案していきます。

記事の最後では、皆さんからのメールを募集しています。書き方を学んだ後は、ぜひ実践にチャレンジしてみてください。

それでは、まず下記のメールを読んで、どこが残念なポイントか考えてみてください。

状況

あなたは、あるプロジェクトに使う資材の発注を任されています。取引先の会社から、資材の納期日がメールで知らされました。しかし、社内のスケジュールを考えると、納期をできれば1週間、せめて3日は早めてほしいため、取引先にメールをしました。

メール例文(添削前)

To: Tom Johnson
Subject: We'd like you to move the due date.
From: Taro Nakata
Date: Thursday, July 1

Dear Mr. Tom,

Thank you very much for your help. This is Nakata from ABC.
Thanks again for letting me know your schedule.

I'm very happy that we were able to order materials from you and I’m sure that the project will be a success.

However, your schedule is too tight for us. Would it be possible for you to move this delivery date a little bit forward? I would appreciate it if you would consider it.

I'm sorry for your inconvenience and thank you in advance.

Sincerely,

Taro Nakata

残念ポイントはここ!

件名が不明確で目を引かない

まず、件名が効果的ではありません。

move the due dateだけでは、早めたいのか遅くしたいのかが明確ではありません。何を希望しているのかを明確に示すべきです。もっと目を引くような件名にした方がいいでしょう。

Mr.+ファーストネームはNG

Mr.をファーストネームと一緒に使うことは一般的ではないので、避けた方がいいでしょう。今回のように頻繁にやりとりする関係の相手ならDear+ファーストネームだけでいいですし、それほど知らない相手であればDear+Mr./Ms.+ラストネームとするのが一般的です。

日本語的「定型文」はばっさりカット。要点を明らかに

このメールの最大の問題は、不必要な内容がたくさん入っているせいで、一見してどんなことが依頼されているかがわからないことです。

日本語のメールでは、丁寧な印象を与える定型句が複数入りますが、英語のメールではそういうものは期待されていません。むしろ意図の伝達を邪魔してしまいます。

例えば、Thank you very much for your help.は「いつもお世話になっております」の英訳のはずですが、英語メールではこのような表現は不要です。

This is Nakata from ABC.のように会社名と自分の名前をメールの最初に書くのは日本語メールの定型ですが、送信元情報やメールの最後にある所属情報を見ればわかる内容なので、わざわざここで書く必要がないというのも多くの外国人が持つ感覚でしょう。

I’m very happy that we were able toから始まる文章も、丁寧さを示すために書いたと思われますが、外国人からすると、なぜこの時点でそんなことを言うのか当惑してしまう可能性があります。

さらに、日本語の「ご不便をお掛けしますが」に相当するI’m sorry for your inconvenienceも、不自然な言い回しです。日本人はI’m sorryのような表現を使い過ぎる傾向がありますから、本当に理由があるときにだけ使った方がいいと思います。

さらに言えば、「不便だと思いますが、私が顧客なのでぜひ応じてください」というような、ちょっと一方的な感じも与えますので、あまり好ましい表現ではありません。

以上のような不要な文章が続くせいで、メールの半分ぐらいが本件と直接関係のない内容で占められてしまい、その結果、メール自体が無視されたり優先順位が低いと判断されたりしてしまうはずです。

従って、こうした内容は完全にカットした方がいいでしょう。このように、英語でメールを書く時には、日本語のメールの習慣から意識的に脱却する必要があります。

相手に求めることとその理由を明確に

Your schedule is too tight for usの意味があいまいでわかりづらいです。どのようにtightなのでしょうか?

さらに、your scheduleと言うことによって、相手のせいであるかのように聞こえてしまいます。このように混乱を招きやすい、誤解されやすい表現ではなく、なぜ今回交渉をしているのか、つまりこちらの状況がどのように変わったかという背景理由を説明することが必要です。

細かな表現にも気配りを

Would it be possible to ~?は、丁寧かつ明確に依頼をできる表現なのでいいのですが、a little bitは気弱な印象を与え、どれほどの規模の依頼なのかがあいまいなため、相手が実現できるかどうか判断する助けになりません。

I would appreciate it if you would consider it. は少し丁寧過ぎるのではないかと感じますが、大きな問題ではないと思います。

Thank you in advance.は、私のとても好きな表現ですが、今回は相手がこちらのお願いを受け入れて早く納品することを前提としている感じがするので不適切だと思います。相手がまだ返信していない時点では使わない方がいいでしょう。

理想的なメール例文

上記のメールを、より効果的な形で書き直してみました。

メール例文(添削後)

Subject: IMPORTANT: Can you send us our order ahead of schedule?

Dear Tom,

I am hoping that you will be able to help us out and send us our order ahead of the planned delivery date. The materials are now scheduled to be delivered on August 14, but can you get them to us by August 7?

The reason I am asking this is that our project has been progressing faster than we had anticipated, and we are trying to move up the entire schedule to avoid unnecessary costs.

We recognize that changing the delivery date may be inconvenient for you, so we can discuss our potentially covering any additional costs you might incur.

Thank you very much for considering this. It would really help us a lot.

I would appreciate your getting back to me about this by the end of the day U.S. time tomorrow.

Sincerely,

Taro Nakata
Project Manager
ABC Corporation

簡潔な件名で相手の注意を引く

まず、件名にIMPORTANT:と書くことで、内容の優先順位が高いということを示しています。依頼を要約したCan you send us our order ahead of schedule?という表現も相手の注目を引くはずです。

依頼は「手伝ってもらえるとうれしい」というスタンスで

最初の段落で、何を依頼しているのか書きました。I am hopingと書くことで、「協力していただければありがたい」というニュアンスを伝えています。

同様にhelp us outと書くことで、「手伝ってもらえるとうれしい」という雰囲気を出しています。そして、ここでもう一度キーポイントとなるsend us our order ahead of the planned delivery dateを記しました。

交渉する理由と内容を明確に記載

現在のスケジュールを確認した後、いつ納品してほしいかという具体的な日にちを書いています。まずは最も望ましい1週間の延長を依頼して、もし断られた場合は「では3日延ばすのはどうか」と交渉を続けましょう。

Can you ~?は可能かどうかを聞くための表現で、Would it be possible to ~?と同じ意味です。Would it be possible to ~?の方が丁寧ですが、Can you ~?でも全然失礼ではありませんし、むしろ簡潔でわかりやすい表現です。特に今回は頻繁にやりとりしているであろう相手ですから、後者の表現でいいと思います。

2段落目では、なぜもっと早く納品してほしいのかという理由を詳しく書きました。

「ご迷惑をお掛けしますが・・・」よりも効果的な締め方

3段落目では、相手にとってこの変更は迷惑を掛けることになるかもしれないということを認めています。しかし、添削前のメールのように「すみません」と言うのではなく、具体的な対策を提案しています。

その対策とは、納期を早めることによって先方に発生するコストをカバーするということです。この一文を入れることで、相手からの「コストが発生するからできません」という返事を防ぐことができます。

しかし、実際にそうしたコストは発生するのか、そしてもし発生するとしたらいくらになるのかということは現時点でわからないので、具体的な約束はしないように注意しましょう。例えば上記の例では、We can discusspotentiallymightを使うことによって、「これから相談しましょう」という雰囲気を出しています。

感謝の言葉も忘れずに!肩書と会社名は自署に含める

次に、この依頼を考慮してくれることへの感謝を述べます。そして、It would really help us a lot.と述べることで、「我々の間の協力関係を保つためにぜひ協力してください」というメッセージを伝えます。

最後に、いつまでに連絡してほしいのかという具体的な締め切りを示します。I would appreciateは丁寧に依頼をするための表現です。

本文の下に肩書と会社名を入れています。メールの中で名乗るより、最後に記した方がいいですね。

「交渉する」メールの極意

交渉を目的としたメールを書くときには、自分は何を求めているのかを明確に述べることが非常に重要です。依頼に直接関係のない要素を入れてしまうと相手を混乱させてしまい、効果が薄くなってしまいます。

相手が回答しやすいように、いちばん知りたいことを質問の形で述べて、いつまでに返事が欲しいのか伝えましょう。

交渉のメールを出すときは、相手が承諾するだろうという前提に基づく表現は避け、「これから相談しましょう」というような表現を使うといいですね。

皆さんの交渉がいい結果につながりますように!

第3回は2021年7月15日(木)公開予定!

【募集】あなたのメールが講評されるかも!

この記事を参考に、実際に「取引先に交渉する」メールを英語で書いてみましょう!ご応募いただいたメールから選び、記事上でカップさんが講評してくださいます。

スマートな英語メール表現を習得するチャンスです!ぜひチャレンジしてみてください。

※ご応募いただいたすべてのメールを掲載・講評することはできませんので、何卒ご了承ください。

【課題】
あなたは、あるイベントの手配を任されています。イベント会場から見積もりが届きました(下記参照)。しかし、予算よりかなり高い金額でした。返信で、なんとか予算内に収める方法がないか、会場の担当者に交渉してみましょう(150 words程度)。

イベント会場から届いた、見積もりを知らせるメール

Dear Ms. Koyama,

Thank you very much for your inquiry about holding a cocktail party event at the Contemporary Art Gallery for 60 guests.

As we discussed, we are able to provide the venue, food catering, drinks and all the related items needed for an elegant event.

Here is our estimate of the fees that will be involved:

Gallery space rental  -- 4 hours $1,500
Table and tablecloth rental (6)  $600
Champagne (12 bottles)  $250
White wine (6 bottles)  $80
Red wine (6 bottles) $80
Sparkling water (10 bottles) $100
Passed appetizers – caviar on blini $180
Passed appetizers – stuffed mushrooms $120
Passed appetizers  – shrimp skewers $120
Antipasto platter  (5) $350
Cheese platter (5) $350
Assorted cut vegetables platter (5) $350
Staff (12 people) $1,200
Plates, cups, napkins $250
Flower arrangements $600
Event security $200
GRAND TOTAL $6,330

We look forward to hosting your event at our gallery.

Sincerely,

Martha Johnson, Proprietor

【応募方法】

下記のフォームよりご応募ください。

【募集期間】
2021年7月16日まで

【掲載予定の記事】
今回募集したメールは、「ワンランク上の英語ビジネスメール講座」第4回記事(2021年7月29日公開予定)で講評します。

※内容は予告なく変更する場合があります。何卒ご了承ください。

「英語ビジネスメールの基本フォーマット」は第1回の記事で!

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1000時間ヒアリングマラソンに、ロッシェル・カップさん監修のコーナーが登場!

この連載の筆者、ロッシェル・カップさんが、アルク人気No. 1の通信講座「1000時間ヒアリングマラソン」2021年4月号から「ビジネストークの泉」というコーナーを監修されています。職場や家庭、地域の人付き合いなど、日々の生活のちょっとしたヒントになるエッセーを素材に、リスニング力アップを目指せます。

1000時間ヒアリングマラソン 【音声DL・電子書籍付き】

ロッシェル・カップ

Rochelle Kopp(ロッシェル・カップ)1964年、アメリカ、ニューヨーク州生まれ。シカゴ大学経営大学院修了(MBA)。ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング社社長。専門は異文化コミュニケーション、グローバル人材育成、人事管理、リーダーシップと組織活性化。著書に『反省しないアメリカ人をあつかう方法34 (アルク はたらく×英語シリーズ)』(アルク)、『[音声DL付]英語の品格 実践編』(アルク)など多数。