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英語ビジネスメールの基本フォーマットをおさえよう!送信前のチェックリスト付き

「なんとなく英語でビジネスメールを書いているけど、不自然じゃないかな・・・」と不安になったことはありませんか?連載「ワンランク上の英語ビジネスメール講座」(全6回)では、『英語の品格 実践編』(アルク)など数々の著書を持つ経営コンサルタントのロッシェル・カップさんが、英語ビジネスメールのポイントをわかりやすく解説します。

英語のビジネスメールに自信を持つために

私は、グローバルに活躍している日本のビジネスパーソンを対象とした経営コンサルタントとして働いています。そのため、よく日本人が書いた英語のメールを目にします。彼らのメールの質にはかなり ばらつき があり、素晴らしいものから 改善 が必要なものまでさまざまです。

これまで私自身もメールを書くのにたくさんの時間を費やしてきたので、この連載ではビジネスメールを英語で書くための重要なポイントをお伝えしていきたいと思います。

第1回では、 英語メールの基本フォーマットとより質を上げるためのポイント、そして送信前に確認しておきたいチェックポイント をご紹介します。

英語メールの基本の「き」

ビジネスメールの基本フォーマットは、次の通りです。

1. 件名

2. 宛名

3. 挨拶とメールの趣旨

4. 詳細

5. アクションリクエスト

6. クロージング

では、それぞれ詳しく見ていきましょう。

件名はメールの内容を明確に

「1. 件名」では、 何についてのメールなのかを明確に しましょう。

“Hello.”のように一般的なものだと、受信側にとってまったく参考になりません。もしかすると、「スパムメールなのでは?」と疑われて、読まずに捨てられてしまうかもしれません。

“Budget planning timeline”( 予算 計画のスケジュール)や“Sales presentation preparation ”(プレゼンの準備)のように、明確な内容にしましょう。

また、件名の最初でどのような種類のメールなのかを示し、その後にコロンをつけて続けるのも 有効 です。例えば、“ Request :”(お願い)“Question:”(質問)“ Information :”( お知らせ )などとすれば、メールの目的が一目瞭然です。

"Time Sensitive Request "(時間的制約のあるお願い)や“Important question”(重要な質問)のように、importantやtime sensitive などの形容詞を先頭につけることもできます。 ただし 、このような形容詞は使い過ぎると効果が薄くなるので、あまり使い過ぎないようにしましょう。

宛名は相手との親密度によって使い分け

次は「2. 宛名」についてです。よく知らない人にメールを送るときや、よりフォーマルなメールの場合は、“Dear Mr. Williams”などのように、Dearに続いて、Mr.またはMs.と相手のラストネーム(姓)を続けるのが最も適切です。

それほどフォーマルではないメールや、親しい人へのメールでは、“Hello Alice”のように、Helloの後に相手のファーストネーム(名)を続けるのが一般的です。

団体などにメールするとき、もし担当の人の名前がわからなかったら、“ To whom it may concern ”あるいは“Dear Sir/Madam”が使えます。

挨拶とメールの趣旨はシンプルに

メールの冒頭の「3. 挨拶とメールの趣旨」では、メールを書いている理由を明確かつ簡潔に説明します。 長くても2センテンス程度に しましょう。

トピックがたくさんある場合は、通常は別々のメールにして、 1つのメールにつき1つのトピックだけを扱う ようにするのがベストです。

日本語のメールでは、本題に入る前に「いつもお世話になっております」などの丁寧な定型表現を入れます。英語のメールにはそのような決まり文句はありませんが、すでに知っている相手の場合、本題の前にフレンドリーな一言を記すのが普通です。

例えば、しばらく連絡していない相手には、“I hope you have been doing well lately.”(最近は元気でお過ごしでしょうか)といったことを書いた方がいいでしょう。

一方、頻繁にやり取りしている相手の場合、例えば週の最初に出すメールに“I hope you had a good weekend!”(いい週末を過ごせたでしょうか)といったことを書きます。

本題の前に相手への 感謝 を入れる場合もあります。例えば、自分の会社のサービスについての 問い合わせ に返信する場合、“ Thank you for contacting XYZ Company.”(XYZ社にご連絡頂きありがとうございます)などと入れます。

相手が すぐに 返信をしてくれた場合には、“ Thank you for your prompt reply .”(早速のご返信ありがとうございます)」や、“Thanks for getting back to me.”(お返事をありがとうございます)と言います。

感謝 を述べることによってメールの丁寧さをあげることができます。

詳細も長くなり過ぎないよう注意!

「4. 詳細」では、背景や裏付けとなる詳細を説明します。 必ずWhat/When/Where/How/Why(何が、いつ、どこで、どのように、なぜ)が明らかになるよう意識して書きましょう

ただし 、この部分はあまり長くなり過ぎないように注意してください。いくつかの箇条書き、もしくは段落までにして、それ以上長くならないようにしてください。

どうしても伝えたい情報が多い場合は、ワード文書を添付したり、ミーティングを設定したりしたほうがいいでしょう(すべてをメールで済ませるべきではありません!)。

アクションリクエストは誰に何をしてほしいのかをはっきりと

「5. アクションリクエスト」では、「メールを受け取った人に何をしてほしいのか」を明確にしましょう。 誰が何をする必要があるのか、はっきり書きます 。このアクションリクエストはメールの中で非常に重要な部分ですが、省略されたり、十分明確に述べられていなかったりすることがよくあります。

クロージングには定型句を

「6. クロージング」の締めくくりでは、Sincerely(心を込めて=敬具)、 Best regards (最上の敬意を込めて)、Regards(敬意を込めて)などがよく使われます。

メールの最後に、必ず自分の名前を書きましょう。フォーマルなメールでしたらフルネーム、頻繁にメールを交換している相手だったら名前だけで十分です。なお、フォーマルなメールの場合、フルネームの後に自分の肩書きと部署も書いたほうがいいでしょう。

メールの質を上げるために

あなたのメールをよりよくするための、さらなるヒントをいくつかご紹介します。
  • 日付や期限、質問や依頼などの 重要な情報は、目立つように太字に しましょう。
  • 要望がある場合は、 明確な期限を設定 しましょう。人によって解釈が異なる 可能性 のある“ as soon as possible ”(できるだけ早く)や“urgent”(緊急)などの言葉は避けましょう。
  • 長い一連のメールに返信する場合、相手が過去すべてのメールを読み返さなくてもいいように、 本文で要点をまとめてください
  • must、bad、stupid、 no goodなど、 きつい響きのある言葉は避けましょう
  • 日本語のメールではお詫びの言葉をたくさん入れるのが一般的ですが、英語のメールでは多用し過ぎると違和感 があります。特に、日本語の「突然のご連絡で申し訳ありません」に相当する英語の言いまわしはなく、それを英語で書こうとするととても妙な感じになりますので、避けた方がいいでしょう。

メールを送る前のチェックリスト

メールを急いで書いて すぐに 「送信」を押してしまいがちですが、その前に一息おいてもう一度内容を確認しましょう。特に以下のような点をチェックします。
  • メールを最低2回は読み返し、 内容が明確であるか、必要なものがすべて含まれているか を確認しましょう。
  • トーンが適切でビジネスライクであることを確認 しましょう。怒っているときにメールを書いたり送ったりするのは避けましょう。
  • ワードに搭載されている「エディター」機能やGrammarlyなどの文法・スペルチェックプログラムを使って 、間違いがないかをしっかりとチェックしましょう。
  • 誰がCCに入っているかをよく確認しましょう。 情報を共有すべき人が含まれているか、反対に一斉送信すべきでない人が含まれていないか注意して見ます。
 

上記の構成とポイントに従えば、あなたのメールはプロフェッショナルで洗練されたものになるでしょう。

次回は、実際に「 取引 先に 交渉をする」というシーンでどのようなメールを書くべきか、例文を使って 具体的に 解説していきます。

第2回は2021年7月1日(木)公開予定!

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Rochelle Kopp(ロッシェル・カップ) 1964年、アメリカ、ニューヨーク州生まれ。シカゴ大学経営大学院修了(MBA)。ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング社社長。専門は異文化コミュニケーション、グローバル人材育成、人事管理、リーダーシップと組織活性化。著書に『 反省しないアメリカ人をあつかう方法34 (アルク はたらく×英語シリーズ) 』(アルク)、『 [音声DL付]英語の品格 実践編 』(アルク)など多数。

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