これで迷わない!英文ビジネスメールの書き方~宛名と本文の書き出し例文集~

どうやって書き出せばいいか迷うことの多い英文ビジネスEメール。本記事では適切な宛名の選び方と、「自己紹介」「ビジネスの提案」「問い合わせ」「依頼」「注文」「お礼」など、場面別に書き出しの1文を紹介します。

ビジネスメールの宛名

シチュエーションが変われば、メールの冒頭に入れる宛名の書き方も変わります。ビジネスの文脈における一般的な例を紹介します。

名前が分からない場合

Dear Sir or Madam(ご担当者様)
To whom it may concern(ご担当者様)※ 性別が分からない場合
Dear Hiring Manager(採用担当者様)※ 宛先の役職が分かる場合

名前や役職が分かる場合

Dear (Alex) Johnson([アレックス・]ジョンソン様)※ 性別が分からない場合
Dear Mr./Ms./Dr. Smith(スミス様)※ Dr.は医師や学位を持つ専門家などに用いる

組織に宛てる場合

Dear Global Solutions Team(グローバル・ソリューションズ御中)※ 部署名が分からない場合
Dear members of the Sunrise Technologies Board(サンライズ・テクノロジーズ役員の皆さま)
Dear Quantum Innovations colleagues(クアンタム・イノベーションズの皆さま)※自分が所属する組織の別のチームなどに宛てる場合

既に親しい関係にある場合

Dear Mr. Ramirez(ラミレス様)
Hello Ms. Patel(こんにちは、パテルさん)
Hi Mr. Nguyen(こんにちは、ニューエンさん)

書き出しのあいさつ

ビジネスの英文メールにおいて、宛名の後に次のようなあいさつ文を加えてもいいでしょう。これにより、メールの始まりを丁寧にし、相手との良好なコミュニケーションを築くことができます。例えば、次のようなあいさつ文を使うことがあります。

なお、状況や関係によっては、あいさつを省略し、直接、用件に入ることが適切な場合もあります。特に短いメールや緊急の連絡など、あいさつ文が不要とされる場合もあります。相手の好みや状況を考慮し、適切なスタイルでメールを構成することを心掛けましょう。

I hope this email finds you well.
ご機嫌いかがでしょうか。

I hope you are doing well.
お元気でお過ごしでしょうか。

I trust this email finds you in good health.
ご健勝のことと存じます。

I hope you are having a great day.
良い一日をお過ごしでしょうか。

I trust you had a pleasant weekend.
週末は楽しい時間を過ごされたでしょうか。

I hope you are enjoying the start of the new month.
新しい月が始まりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

I trust everything is going smoothly on your end.
万事順調に進んでいらっしゃることと存じます。

用件を伝える

ここでは、宛名と冒頭のあいさつに続けて書く、メールの用件を伝える部分のバリエーションを紹介します。

自己紹介や新規取引の開始

Allow me to introduce myself and my company, XYZ Solutions. We specialize in providing innovative IT solutions tailored to our clients’ specific needs.
XYZソリューションズを紹介いたします。私たちは、お客様のニーズに合わせた革新的なITソリューションを提供することに特化しています。

I wanted to reach out to explore potential business opportunities between our two organizations.
このたび、両社のビジネスチャンスの可能性を探るため、ご連絡を差し上げました。

I look forward to establishing a successful partnership with your esteemed organization and working together on mutually beneficial projects.
御社とのパートナーシップを築き、相互に有益なプロジェクトに協力できることを楽しみにしています。

ビジネスの提案や情報共有

I hope this email piques your interest in our cutting-edge AI software solution.
このメールを見て、当社の最先端AIソフトウェアソリューションに興味を持っていただけたら幸いです。

We are excited to present a new proposal for the expansion of our services into international markets.
私たちのサービスを国際市場に拡大するための、新しい提案をご紹介することができ、大変うれしく存じます。

I wanted to share an exciting opportunity for you to invest in our startup company.
私たちのスタートアップ企業に投資するまたとない機会を、御社にご紹介させていただきます。

We are writing to suggest a potential partnership that would leverage the strengths of both our organizations.
両社の強みを生かしたパートナーシップの可能性をご提案するために、ご連絡差し上げます。

問い合わせる

I am writing to inquire about the availability of the latest model of your smartphone, the Phoenix X9.
スマートフォンの最新モデル「Phoenix X9」の在庫状況について、お問い合わせいたします。

I wanted to ask for more information regarding the services your company offers in the area of digital marketing.
デジタルマーケティングの分野で貴社が提供するサービスについて、より詳しい情報をお伺いしたく存じます。

I wanted to check if you have any upcoming training programs or workshops related to project management.
プロジェクトマネジメントに関する研修やワークショップの予定があるか、お知らせいただけますでしょうか。

I am interested in learning more about your company’s warranty policy for the products I recently purchased.
最近購入した製品について、御社の保証ポリシーについて詳しく知りたいと思っています。

依頼する

I would appreciate your assistance with proofreading and editing the final draft of the marketing materials for our upcoming product launch.
今度発売する製品のマーケティング資料の、最終稿の校正と編集をお願いしたいのですが。

I am reaching out to request your support in organizing a team-building workshop for our department.
私たちの部署でチームビルディング・ワークショップを開催するに当たり、支援していただきたくご連絡しています。

Could you please provide guidance on the implementation of the new software system?
新しいソフトウェアシステムの導入について、ご指導いただけないでしょうか。

お礼を伝える

I wanted to express my gratitude for your generous contribution to our fundraising campaign.
資金調達キャンペーンに寛大なご寄付をいただいたことに、感謝の意を表したいと思います。

Thank you for your unwavering support and dedication to our team’s success.
チームの成功のための揺るぎないサポートと献身に感謝します。

I would like to convey my deep appreciation for your invaluable assistance in achieving our project goals.
プロジェクトの目標達成のため、貴重なご支援を頂いたことに深く感謝いたします。

注文する

I would like to place an order for the following items as discussed during our recent meeting.
先日の打ち合わせでお話した通り、以下の商品を発注いたします。

I am writing to formally request the purchase of new office furniture for our department.
私たちの部署用の新しいオフィス家具の購入を正式にご依頼するため、ご連絡しております。

Could you please process an order for 50 units of the XYZ product as per our previous correspondence?
前回やり取りした通り、XYZ製品50個の注文を処理していただけないでしょうか。

不満や問題を伝える

I am writing to bring your attention to an issue with the quality of the recently delivered merchandise.
先日配送された商品の品質にかかる問題をお知らせするためにご連絡しております。

I wanted to discuss a concern I have regarding the delayed response from your customer service department.
カスタマーサービス部門の対応の遅れに関する懸念事項をお話ししたいと思います。

I would appreciate your attention to this matter and your prompt resolution of the issue.
この件にご配慮いただき、問題を迅速に解決しただけるとうれしく存じます。

メールへの返信やフォローアップ

メールへの返信などの場合は、冒頭でThank you for your prompt response.(早速お返事をいただきありがとうございます)のように、返信への感謝を告げてから本題に入りましょう。

I am following up on our previous conversation regarding the contract negotiation for the XYZ project.
XYZ プロジェクトの契約交渉で以前お話ししたことについて、改めてご連絡しております。

I wanted to check the status of the shipment and delivery of the ordered goods.
注文した商品の出荷と配達の状況を確認したかったのです。

We are excited about the potential collaboration with you as our partner company and hope you share our enthusiasm.
私たちは、パートナー企業とのコラボレーションの可能性に期待しており、あなたも同じ熱意を共有してくださっていると信じています。

返事を催促する

I am writing to kindly remind you about my previous email regarding the project deadline extension.
プロジェクト期限の延長に関する前回のメールについて、念のためご報告させていただきます。

Just a friendly reminder that I am awaiting your response to my inquiry about the marketing campaign strategy.
マーケティングキャンペーン戦略に関するお問い合わせの回答をお待ちしております。

I wanted to follow up on our recent discussion regarding the budget allocation for the new project.
新しいプロジェクトの予算配分について、先日の話し合いの続きをしたいのですが。

I am writing to check on the status of the marketing proposal we discussed during our meeting last week.
先週の会議で話し合ったマーケティング提案の状況を確認するためにメールしております。

会議や予定を調整する

I would like to schedule a meeting to discuss the quarterly financial report and strategic planning for the next quarter.
四半期財務報告書と次の四半期の戦略計画について話し合うための会議を予定したいのですが。

Could we find a time to meet and go over the details of the upcoming conference?
今度の会議の詳細を確認するために、お会いする時間を設けていただけないでしょうか。

I am writing to confirm our appointment on Tuesday, May 25 at 2:00 p.m. in Conference Room B.
5月25日(火)午後2時、会議室Bでの約束を確認するためにメールしております。

納期の延長を依頼する

I am writing to request an extension to the deadline for submitting the project proposal.
プロジェクト提案書の提出期限の延長をお願いしたいのですが。

Due to unforeseen circumstances, I would like to ask for additional time to complete the assigned task.
不測の事態が発生したため、割り当てられたタスクを完了するための追加時間をお願いしたいのです。

Is it possible to extend the due date for delivering the final report?
最終報告書の提出期限を延長することは可能でしょうか?

メール全文サンプル

最後に「問い合わせ」「依頼」「お礼」の3つのパターンのメール全文の例を紹介します。

問い合わせ

件名:Inquiry about the availability of the latest model of your flagship smartphone

Dear Mr. Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the availability of the latest model of your smartphone, the Phoenix X9. I have been following the developments in your company's smartphone lineup and I am impressed with the features and performance of the Phoenix series.

Could you please provide me with information regarding the availability, pricing, and any special promotions related to the Phoenix X9? I am particularly interested in the storage options and color variants.

Thank you for taking the time to read my email. I look forward to hearing from you soon.


Sincerely,
John Anderson

件名:当社フラッグシップスマートフォンの最新モデルの在庫状況についてのお問い合わせについて

ジョンソン様、

お元気でお過ごしでしょうか。このたびは、御社のフラッグシップスマートフォンの最新モデル「Phoenix X9」の在庫状況について問い合わせをさせていただきます。私は、御社のスマートフォンのラインアップの動向を追っており、Phoenixシリーズの機能と性能に感銘を受けています。

Phoenix X9の在庫状況、価格、キャンペーンについて教えてください。特に、ストレージオプションとカラーバリエーションに興味があります。

私のメールを読んでいただき、ありがとうございました。お返事をお待ちしております


よろしくお願いいたします、
ジョン・アンダーソン

依頼

件名: Request for assistance with proofreading and editing the final draft of the marketing materials

Dear Ms. Smith,

I hope this email finds you well. I would appreciate your assistance with proofreading and editing the final draft of the marketing materials for our upcoming product launch. Your expertise in marketing and attention to detail have always been valuable to our team.

We are in the final stages of preparing the marketing materials, and we want to ensure that they are polished and error-free. Your insights and suggestions for improvement would greatly contribute to the effectiveness of our campaign.

Could you please review the materials and provide your feedback by the end of next week? Your support in this matter is highly appreciated.

Thank you for your time and consideration. I look forward to receiving your valuable input.

Best regards,
Emily Johnson

件名:マーケティング資料の最終原稿の校正・編集の支援に関するお願い

拝啓、スミス様、

お元気でしょうか。今度発売する製品のマーケティング資料の最終原稿の校正・編集をお願いしたいのですが、いかがでしょうか。あなたのマーケティングに関する専門知識と細部へのこだわりは、私たちのチームにとって常に貴重です。

私たちはマーケティング資料の準備の最終段階にあり、洗練された、間違いのない資料を作りたいと考えています。あなたの洞察力と改善提案は、私たちのキャンペーンの効果に大きく貢献することでしょう。

来週末までに資料をご確認いただき、ご意見をお聞かせいただけますでしょうか。ご協力をお願いいたします。

お忙しい中、ありがとうございました。ご意見をお待ちしております。

よろしくお願いいたします、
エミリー・ジョンソン

お礼

件名: Expressing gratitude for your support and cooperation

Dear Ms. Patel,

I wanted to express my sincere gratitude for your support and cooperation during the implementation of our new project. Your guidance and expertise have been invaluable in achieving our project goals.

The dedication and hard work of you and your team have contributed significantly to the success of this endeavor. Your prompt responses to our queries and willingness to address any challenges along the way have made a remarkable difference.

Once again, thank you for your exceptional support. We look forward to continuing our collaboration and achieving further milestones together.

With heartfelt appreciation,
David Nguyen

件名:ご支援・ご協力へのお礼

親愛なるパテルさんへ

このたびは、私どもの新プロジェクトの実施に際してのご支援とご協力に心より感謝申し上げます。プロジェクトの目標を達成するために、あなたの指導と専門知識は非常に貴重なものでした。

パテルさんとあなたのチームの献身的な努力は、この努力の成功に大きく貢献しました。私たちの問い合わせに迅速に対応し、途中の問題にも積極的に対処してくれたおかげで、目覚ましい変化を遂げることができました。

改めて、あなたの卓越したサポートに感謝します。私たちは、このコラボレーションを継続し、さらなるマイルストーンを一緒に達成することを楽しみにしています。

心からの感謝をこめて、
デビッド・グエン

おすすめの本

ビジネス英語に関連するアルクの本を紹介します。

ENGLISH JOURNAL編集部
ENGLISH JOURNAL編集部

「英語を学び、英語で学ぶ」学習情報誌『ENGLISH JOURNAL』が、英語学習の「その先」にあるものをお届けします。 単なる英語の運用能力にとどまらない、知識や思考力を求め、「まだ見ぬ世界」への一歩を踏み出しましょう!

英文校正:Peter Branscombe

トップ写真:Windows from Unsplash 本文写真:Christin Hume from Unsplash

アルクのベストセラー書籍100タイトル以上が使い放題!

「キクタン」など、アルクの人気書籍600冊以上に対応!購入した書籍の本文と音声コンテンツをスマホで手軽に使用できるだけでなく、学習定着度を高めるクイズ機能が、日々の力試しや復習をサポートします。さらに、Plusプランを購入すれば、100冊以上の書籍が使い放題に!

▼「booco」の無料ダウンロードはこちらから
https://app.adjust.com/lq77vfe?adgroup=20230609

SERIES連載

2024 04
NEW BOOK
おすすめ新刊
英会話は直訳をやめるとうまくいく!
詳しく見る
メルマガ登録