オンラインミーティングの円滑な進め方とは?ビジネス・コンサルタントに聞く【英語音声付き】vol. 4

オンラインミーティングの円滑な進め方について、100社以上の大手日系・外資系企業で異文化ビジネス研修や講演活動を行うグローバルビジネス・コンサルタントのジョン・リンチさんにお伺いしました。日本語訳、語注付きです。英語音声もお楽しみください。

※本記事はENGLISH JOURNAL2021年9月号に掲載した内容を再編集したものです。

第1回のインタビューでは、日本企業がグローバル化を目指す場合に知っておきたいことについて、第2回はグローバル企業を目指す上で大切にすべき「3つのF」、第3回は多文化ビジネスの世界で競争力を高く保つコツについて話しています。

step1 インタビュー音声の情報を確認しよう

形式:1対1のインタビュー
難易度:level3 ★★★☆☆
速さ:標準
話し方の特徴:イギリス英語。1文1文が短めで簡潔。ビジネスコンテンツに慣れている人には非常にわかりやすい説明。

step2 インタビューの背景を確認しよう

ジョン・リンチさんは、イギリス出身のグローバルビジネス・コンサルタントです。日本のビジネスの強みと、グローバルビジネスの価値観を合わせた独自のビジネス理論を広めるために、2010年にコンサルティング会社、J-Globalを設立。以来、100社以上の大手日系・外資系企業で、異文化ビジネス研修や講演活動を行っています。

今回のインタビューでは、日本型、グローバル型、それぞれのビジネスのやり方の強みと、それらをどのように融合できるのか、独自の着眼点である「三つのF」とは何か、グローバルビジネスで求められる英語力とは、さらに、オンライン会議の円滑な進め方について、具体的に教えてくださいます。

step3 音声を通して聞いてみよう

まずは、約1分半のインタビュー音声を通しで聞いてみましょう。

step4 数パートに区切ってスクリプトを見ながら内容を理解しよう

One thing is, to have a shared, like a whiteboard, or have a shared ❶PowerPoint document with the points on it — with ❷numbered points on it. And then we can talk about them. We can use ❸chat. And so, we can ❹ask everybody to write their idea in chat. And as the❺chair, we should always have a clear person who’s gonna be chair of the discussion. And then you can ask people to explain their ideas. You can put choices. You could do a ❻Zoom ❼poll — “Everybody, please choose A or B.” And then, “Why did you choose A?” or, “Why did you choose B?” Also, you can do small group activities, which is really nice, and then the groups report about what they talked about.

一つは、共有のホワイトボードのようなものを用意したり、その要点――番号が振られた要点が書かれた共有のパワーポイント資料を用意したりします。そしてそれらについて話すのです。チャットを利用することもできます。それでみんなに、自分の案をチャットに書いてもらうのです。そして司会者として、議論の司会を務める人を明確にしておくことが大事です。その上で、それぞれの意見を説明してもらうのです。選択肢を用意しておくこともできます。Zoomの投票機能を使うのもいいでしょう――「皆さん、AかBを選んでください」。それから、「なぜAを選んだのですか?」、もしくは「なぜBを選んだのですか?」と聞きます。さらには、小さなグループでの活動もできますし、それはとてもよいもので、それから各グループが話し合ったことを発表します。

❶ (Microsoft) PowerPoint (マイクロソフト)パワーポイント ★アメリカのマイクロソフト社が開発・販売しているプレゼンテーション資料作成用ソフトウェア。 ❷ numbered 番号が付けられた ❸ chat チャット、チャット機能 ★インターネット上でリアルタイムに会話できる機能。 ❹ ask A to do Aに~することを頼む ❺ chair 議長、司会者 ❻ Zoom ズーム ★ウェブ会議サービス。 ❼ poll 投票、アンケート

But I think the main thing is to make a feeling that everybody is, it’s OK for them to talk. When we’re face-to-face, we can use a ❶gesture to interrupt or just speak, but online, that’s more ❷tricky. Because if two people speak at the same time, you can’t hear anything. So, I always lift my hand up, which means I wanna speak, or maybe put something into chat — “I have a question.” — or wait for a ❸pause and then say something that . . . But probably the important thing is if you’re in a global meeting, it shouldn’t be like a Japanese official meeting, like a “koshiki kaigi.” It should be more like a(n) “izakaya.” In a(n) izakaya, if Japanese people are drinking, they’re laughing, smiling. And also they may be using names and friendly eye contact, ❹all of those things. That’s what you need in a(n) English business meeting.

ですが大事なことは、誰でも発言していいという雰囲気を作ることだと思います。対面の場合、話に割って入るのに身ぶり手ぶりをするか、ただ話し出せばいいのですが、オンラインではそれがやりにくくなります。なぜなら、二人の人が同時に話したら、何も聞こえなくなるからです。ですから、私はいつも手を挙げて発言したいことを示すか、チャットに何かを入力するようにしています――「質問があります」――あるいは間があるのを待って、それから発言するか・・・ですが大事なことはおそらく、グローバルな会議に参加しているときは、日本の正式な会議、公式会議のように振る舞わないことです。居酒屋にでもいるような感じにするべきです。居酒屋で飲んでいるときは、日本の人たちも笑ったり、笑顔を見せたりしています。それにお互いを名前で呼んだり、仲良く目を合わせたり、そういったことをしています。そのようなことが、英語でのビジネス会議では必要になってくるのです。

❶ gesture ジェスチャー、身ぶり手ぶり ❷ tricky やりにくい、微妙な ❸ pause 中断、ポーズ ❹ all of those things そのようなことすべ

step5 もう一度音声を通して聞いてみよう

最後にもう一度通しで聞いて、内容を理解できるか確認してみましょう。

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ジョン・リンチさんがCEOを務めるJ-Globalが、世界で活躍するビジネスパーソンを育てる「J-グローバル 異文化ビジネススクール」を開校しました。興味のある方はぜひ無料オンラインコーチングを受けてみてはいかがでしょうか。

Jon Lynch(ジョン・リンチ)
Jon Lynch(ジョン・リンチ)

ビジネスコンサルタント。1969年6月19日、イギリス生まれ。株式会社J-Global CEO、グローバルビジネス・コンサルタント。1990年にイギリスのブリストル大学を卒業し、来日。株式会社リンクグローバルソリューションで国際ビジネス・コミュニケーションスキルの指導を行う。1995年には東京理科大学でライティング、プレゼンテーションの講師を務め、2010年に株式会社J-Globalを設立。以来、100社以上の大手日系・外資系企業で、日本とグローバルのビジネス、それぞれの強みのベストミックスである「J-Global 型ビジネス」を広める研修や講演活動を行っている。

インタビュー:大井明子 翻訳:春日聡子 写真:山本高裕(編集部)

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