ベトナムで注意したいビジネスマナー（アポ、指示、会議）

2016-09-08

これからベトナムとのビジネスを始めたい人、ベトナム出張・駐在を控えている人たちに向けて、現地で役立つ情報をQ&A形式でご紹介します。第１回は「ベトナムで仕事を着実に進めるためのヒント」です。

Q ベトナム人と円滑に仕事をするためには？

A 打ち解けることも大切ですが、仕事では厳しく接することが社内の秩序を維持するポイント！

ベトナム人社員との関係を適切に築けず、仕事がうまくまわらないという話をしばしば耳にします。聞くと、社内がどれも似たような状況になっていることが多いようです。関係を適切に築けないケースは、ベトナム人社員と仲良くやろうとして、風通しのいい社風を目指した傾向にあります。

日本では、たとえベンチャー企業にあるような自由でフランクな社風であっても組織の規律を大切にし、メリハリをつけて仕事に取り組み、部下は上司に礼儀を欠かない場合が多いでしょう。しかし、ベトナムではこちらが垣根を低くすると、社内の規律が乱れることがあります。　

例えば、何かを決めるときに、その都度ベトナム人の意見を聞いていると、彼らは会社が自分たちの思いどおりになると勘違いすることがあります。また「これをコピーして」と頼むと、「なんで私が？」と不快な表情をします。そこで日本人が遠慮して自分でやったり、ほかの人に頼んだりすると、「私がやる必要はない」と思い込んで、その後も断り続けることでしょう。そのような勤務態度や言動を「ベトナム人だから仕方ない」と許していると、「自分の自己主張ばかりしている」「立場をわきまえない発言をしてくる」「上司の指示を聞かない、断ることがある」「遅刻が多くなる」といった問題が出てきます。この時点で規律や秩序を取り戻すのは非常に困難です。　

ベトナム人は人懐っこい性格の人が多いので、多少の無礼や規律を乱す行為をつい許してしまいがちですが、一度認めると、勘違いをする可能性があります。この点も頭に入れて接することが大事です。

●２人で３人分の仕事を与えるのも効果的

新卒の新人社員はもちろん、キャリアを積んだ転職組であっても、ベトナム人はいわゆる「報連相（報告・連絡・相談）」がほとんどできていません。特にミスを犯したときに自己判断で処理するクセがある人は、自分の失敗が公になるまで報告も連絡も相談もしません。「もっと早く知らせてくれたら、問題が大きくならなかったのに」という過ちを何度も繰り返します。

日本人が直接彼らを管理しようとすると、すべての行動を把握する必要があるので、現実的ではありません。通訳者を一人付けて、彼らの行動に目を配ってもらい、時には相談役も務めてもらうといいでしょう。

最近は社内業務を行うために必要なスキルを学ぶ教育研修を、業務時間終了後に週１～２回行う企業も増えてきました。日本企業への就職を志望して入社してきたベトナム人は、一般的に意欲も高いはずですので、こちらも相応の姿勢で取り組むことが大切です。　

ベトナム人には１.５人分の仕事を常時任せるのが、モチベーションを高めるコツです。２人に３人分の仕事でもいいでしょう。器用な社員であれば、与えられた仕事を予想以上早く仕上げてくれます。問題は、仕事が片付いたのに次の仕事に取り掛からず、上司からの確認があるまで、フェイスブックやオンラインゲームをして暇つぶしをしてしまうことです。２人で３人分の仕事を与えると、時間内に終わらせるよう協力・工夫して効率化を図ろうとしますし、お互いが仕事をさぼらないようチェックの役割も果たしてくれます。

●ベトナム人と打ち解けるコツ

ベトナム人社員と打ち解けるには、ベトナム企業が実践していることをまねてみるのが近道です。例えば、３月８日と10月20日は女性の日で、男性は女性にプレゼントを贈る習慣があります。これは何も恋人の間だけではありません。会社でも男性社員は女性社員に花を贈りますし、男性上司は部下の女性に香水や化粧水などを贈ります。また、社員の誕生日にはバースデーケーキを買って、みんなで一緒に食べてお祝いします。毎月一度は飲み会を開き、社員と親睦を深めるのも中小企業の間では一般的です。

休日を利用してベトナム人と交流を深めるのも有効です。例えば社員を自宅に招いてパーティーを開いたり、フットサルやテニスなどのスポーツで一緒に汗を流したりするのも効果的です。そのほか、クリスマスや旧正月休み前に、レストランなどで日ごろの労をねぎらうのもいいでしょう。　

また、予算がつけば社員旅行や運動会といった大型イベントも検討してみてください。しかし、これらを企画するときは、必ず家族同伴を許可することが大切です。この手のイベントは夫婦で参加するのがベトナムでは普通ですので、社員限定にすると、参加率が悪くなるだけでなく、ケチだと思われてしまいます。

社員と個別に打ち解けるためには、日々の会話が大切です。その中でもベトナム人と距離を縮めるキーワードが「田舎」です。相手の出身地を聞いて、興味を持つこと。ベトナム人は自分の田舎を大切にしているので、興味を持ってもらうとうれしく思い、喜々として語ってくれます。そのほか兄弟や家族、趣味の話などもいいでしょう。また、簡単でもいいので、ベトナム語で話してみることも大切です。ベトナム人に限らず、外国人が自分の国の言葉をしゃべってくれるというのは、誰でもうれしく感じるものです。

Q アポイントメント（面会の約束）を取るときに注意することは？

A 11～14時の時間帯の電話は避けるように。アポイントの前日もしくは当日には、必ず確認の電話を！

ベトナムでのアポイントの取り方は、日本とそれほど変わりませんが、相手が日本人ではなくベトナム人の場合は、ベトナム人の考え方や感覚などをよく理解しておくことが大切です。　

多くの企業では、電話をかけると、まず受付につながります。日本人や管理職以上のベトナム人が電話に取ることはまずありません。受付はベトナム人ですが、たいてい流暢に英語を話しますので、自分の立場を説明し、担当者につないでもらいましょう。こちらが日本人であれば、むげな対応はされません。もし、受付から質問攻めにあったり、うまく担当者につないでもらえなかったりした場合は、こちらもベトナム人スタッフに代わって、やり取りしてもらってください。　

アポイントの相手が管理職以上のベトナム人の場合は、まずはこちらがどんな事業を行っている会社で、どんな目的で電話をしたのかを明確に説明しなければなりません。また、アポイントを取る理由として、「ごあいさつだけでも」「名刺交換だけでも」といった日本流の曖昧な説明は先方に理解されにくいです。ベトナム人は「なぜ用もないのに名刺交換しなければならないんだ」「自分にどんな利益があるんだ」と考えるでしょう。

●電話をかける時間帯に注意

電話をかける際は、11～14時の時間帯は避けてください。ベトナム人は昼休みを長めに取る傾向にあり、製造業であれば、昼休みの時間が変動するからです。例えば工場勤務の技術者なら、シフトを組んで昼休みをずらして取っていることもありますし、ベトナム人の多くは外に出て食堂で昼食を取りますので、この時間帯は不在のことがほとんどです。

アポイントが取れたら、先方に駐車スペースがあるかどうかも併せて聞いておくといいでしょう。ベトナムでは企業はその都度車をチャーターしたり、タクシーを利用したりしますので、会社で車を所有し、なおかつ駐車スペースも備えているところは多くありません。工業団地であれば、駐車場は必ずあるので大丈夫です。

また、アポイントの前日、もしくは当日の朝には必ず確認の電話を入れてください。ベトナム人の中にはアポイントをあまり重要と考えていない人もおり、当日にキャンセルされたり、先方の会社に着いてから「忙しくて会えない」と門前払いにされたりした、ということがしばしば起こるからです。

Q ベトナム人と円滑に会議を進めるためのポイントと注意点は？

有効です。">A こちらの説明を理解しているか確認することが大事。また、グループ活動を伴うワークショップも有効です。

日本企業で働くベトナム人の多くは、日本語や英語を流暢に話しますが、当然、個々によって語学力にはばらつきがありますので、まずはそれぞれの語学力を前もって知っておきましょう。ここでは社内での会議の進め方について説明します。　

会議はベトナム人が議長を務める場合、ベトナム語で行い、日本人には通訳がつくのが普通です。例えばベトナム市場開拓に関する営業会議であれば、営業部門のベトナム人のリーダーが議長を務めて会議を進行します。もし日本人が議長を務めるのであれば、出席者全員に発言の機会を与えてください。また、目標を達成できた社員はしっかり褒めて、さらにモチベーションを高めていきましょう。一方、目標を達成できなかった社員に対しては、その場でしかるのではなく、個室で理由を聞いて来月の目標達成に向けて建設的に話し合いましょう。大勢の前でしかると、ベトナム人は体面を傷つけられたと感じます。　

日本人が主体となって行う経営会議などにベトナム人も参加する場合は、前もってアジェンダを作っておくといいでしょう。会議を英語で行う場合は、お互いにとって外国語となるので、こちらの意見が正しく伝わっているか随時確認する必要があります。ベトナム人に理解できたかどうかを確認する場合、「はい（イエス）」と返答したとしても、すべてを正しく理解できているとは限りませんので、必ず内容を復唱してもらいましょう。ただし、こちらの英語力不足で正しく伝わっていないことも考えられますので、伝え方を工夫することも大事です。ある企業の日本人社長は、ベトナム人との会議で重要な話になった場合、必ず同じことを別の角度、話し方で伝えるといいます。例を挙げたり、説明の切り口を変えたりすることによって、そのうちのどれか一つでも理解してくれればいいと考えるようにしているそうです。

●数値の根拠は要確認

経営会議や営業会議で売上など数値の話題になったときは、ベトナム人にはその数値の根拠について説明を求めます。例えばベトナム人が営業目標を設定するときは、どのような計算でその目標数値を算出したのかを尋ねましょう。ベトナム人は説明が具体性に乏しく、特に先のことに関しては、あまり物事を深く考えないで答えを出すことが時折あります。したがって、年間目標よりも四半期目標、四半期よりも月間目標に重点を置き、短いスパンで目標達成の道筋を考えてもらう方が現実的な話ができます。　

また、営業目標に届かないなど、会社にとってネガティブな情報も、率直にシェアできるような風通しのいい職場環境づくりを心掛けることも大切です。

●ワークショップが効果的

日本企業の中には、ベトナム人社員の自主性と連帯感を高めるために、定期的にワークショップを行っているところがあります。３～６人のベトナム人が役職に関係なく集まり、一つのテーマに関して討論します。ベトナム人はもともと団体行動を好むため、参加者の中でのリーダーが自然と決まり、議題に沿っておおむね順調に進行していくことでしょう。ただし、時間配分をしっかりと決めておくことも大切です。　

あまり討議する時間が長いと、雑談ばかりでゴールが見えてこなくなることもあります。そうなることを防ぐためにも、ワークショップが人事評価の対象となることを事前に伝えるのも効果的です。また、最後に一人一人に感想や意見を発表させるのもいいでしょう。　

ワークショップでは、たくさん意見を出す人と、そうでない人が出てきます。ベトナム人は一般的に意見をあまり積極的に言いませんが、それでもあまり発言できなかった人は自分の意見が押しつぶされたと感じるようです。そういう場合、日本人がフォローしてあげてください。あらかじめ全員分の意見を盛り込むなどのルールを決めたり、リーダー的存在の社員に「〇〇さんの意見を積極的に聞いてあげて」などと伝えたりするのもいいでしょう。

●ベトナム人従業員の呼び方

ベトナムでは社員の入れ替わりが早いので、会議ごとに初顔合わせとなる社員が出てくることもしばしばあります。その際は、本題に入る前に、お互いが少し打ち解ける時間を設けてみるのはいかがでしょうか。出身地や現在の居住場所、家族構成を尋ねるだけでもベトナム人は盛り上がることができるので、重い空気になることはありません。

相手を呼ぶときは、よほど相手が年上でない限りは、「em（エム）」もしくは名前で呼べばいいでしょう。「em」とは年下の男女に対して使う呼び掛けの言葉です。ただし、名前で呼ぶ場合は、社内に同じ名前を持つ社員が複数いる可能性もあります。その際は、ミドルネームを付けて区別してください。

文：古川悠紀フリーランスライター。ベトナム・ホーチミン在住。2010年12月、フィリップモリスジャパン株式会社を退職、翌１月にベトナムのホーチミンへ移住。当初はベトナム旅行に関連する記事を旅行会社に提供。現在はベトナム人のライフスタイルやビジネス事情なども含めて幅広く執筆し、クライアントは市場調査会社やIT 企業など多岐にわたる。ホーチミン観光情報サイトを運営。

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