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【例文付き】「仕事を依頼する」英語ビジネスメールの書き方を解説!丁寧にお願いする表現を学ぼう

英語ビジネスメール講座

「なんとなく英語でビジネスメールを書いているけど、不自然じゃないかな・・・」と不安になったことはありませんか?連載「ワンランク上の英語ビジネスメール講座」(全6回)では、経営コンサルタントのロッシェル・カップさんが、英語ビジネスメールのポイントをわかりやすく解説します。今回は「仕事を依頼する」メールです。

このビジネスメール、どこが残念?「仕事を依頼する」

面識のない相手にメールを送るとき、相手にとってそのメールはあなたの第一印象となるため、配慮したいものです。もし配慮が感じられなければ、軽視されたり、完全に無視されたりしてしまうかもしれません。

特に、外部の人に初めて仕事を依頼する際には、気を付けるべきことがたくさんあります。内容をわかりやすくすることは当然ですが、相手が引き受けたくなるような情報を盛り込むことも重要です。

今回の記事では、面識のない相手に仕事を依頼するビジネスメールの例を分析し、問題点を指摘するとともに、どのように改善すればいいかを提案していきます。

皆さんも下記のメールを読んで、どこが残念なポイントか考えてみてください。

状況

あなたは、来月開かれる社内研修の講師の手配を任されました。そこで、SNSマーケティングの第一人者に講演を依頼することにしました。彼女にメールするのは今回が初めてです。

メール例文(添削前)

To: Olivia Arnold
Subject: Request for giving us a lecture
From: Shuto Mukai
Date: Monday, August 15

Dear Ms. Olivia Arnold

Hi. I'm Shuto Mukai from ABC.

We have in-house seminars every year. For next one, we'd like to have you to give us a lecture about social media marketing. We recognize that the importance of social media is increasing more and more, but we have few employers who have specialized knowledge. I’ve read your book “Fifty Simple Tips for Effective Social Media Marketing” and so inspired by your knowledge and innovative ideas. We’d really appreciate it if you could share them at our seminar. We would like to invite you to speak for about 1 hour on 16 September at 15:00. There will probably be around 25 employees attending. It will take place in a conference room at our head office in Marunouchi, Tokyo. How's 30,000 yen for your reward?

We’d greatly appreciate it if you could give some consideration to this matter.

Thank you in advance.

Regards,

Shuto Mukai
Project General Manager,
ABC Corporation

残念ポイントはここ!

件名が不自然

まず、Request for giving us a lectureという件名が非常に不自然で、あまり魅力的に感じられません。Request forの後に~ingと動名詞化している点について、文法的には間違っていないかもしれませんが、普通はこのように言いません。また結果として語数が増えるので、相手の素早い理解を妨げます。

Ms.の後、ファストネームが入っていることも不自然です。Ms. Arnoldとしましょう。宛名の後には、コンマ(,)かコロン(:)が必要です。コロンの方がよりフォーマルな印象になります。

初めてメールする人に適した配慮を

面識のない相手に対してHi.はカジュアル過ぎなので、使わない方がいいでしょう。

また、初めて連絡する相手に対して、自分の名前と会社だけを書くのは十分ではありません。あなたが属している組織の概要や、あなたがどんな人なのかといった情報も記しましょう。たとえ日本であれば誰もが知っている有名な会社だったとしても、外国人は知らない可能性があるということを覚えておきましょう。

依頼文は段落に分けて見やすく

本文が段落分けされておらず、読み手が圧倒されてしまいます。もっと短い段落に分けた方が効果的です。これでは自分が言いたいことを全部ざっと述べたという感じで、読み手にとって親切ではありません。もう少しまとまりと工夫がほしいところです。

How’s ~はカジュアル過ぎる表現なので、このような状況ではおすすめできません。

また、「謝礼」をyour rewardと表現しているのもいい選択とは言えません。確かに辞書を引くと「報酬」の訳の一つとしてrewardが出てきますが、rewardは「褒美」というニュアンスです。

We’d greatly appreciate it if you could give some consideration to this matter.は文法的に正しいですが、例文集から切り抜かれた感じで、かなり機械的に感じます。今回の依頼に合った表現にアレンジしましょう。

細かい指摘ではありますが、メールの最後、自分の情報を記載している部分で、Managerの後にコンマは必要ありません。文章の中で肩書きの後に会社名が続く場合であれば必要ですが、今回のように別の項目に分けている場合は必要ありません。

理想的なメール例文

上記のメールを、より効果的な形で書き直してみました。

メール例文(添削後)

Subject: Request for your presentation at our company

Dear Ms. Arnold:

My name is Shuto Mukai, and I work in the marketing department of ABC, a company that manufactures and sells home appliances.

Our company holds an annual in-house seminar, and for the next one, scheduled for September 16, we would be delighted if you could present a lecture on social media marketing. We all know of the growing importance of this field, but few of our employees have any specialized knowledge in it.

I have read your book “Fifty Simple Tips for Effective Social Media Marketing” and was greatly impressed by your knowledge and innovative ideas. We would very much appreciate it if you could share some of those ideas with us at the seminar. About 25 employees are expected to attend, and it would take place at our head office in Marunouchi, Tokyo. We would ask that you speak for about an hour and are able to offer you an honorarium of 30,000 yen.

Please let us know at your earliest convenience whether you will be able to participate. If you have any questions, feel free to contact us by email or by telephone (03-xxx-xxxx).

We look forward to hearing from you.

Best regards,

Shuto Mukai
Project General Manager
ABC Corporation

必要な情報を整理して伝える

まず、件名をRequest for your presentation at our companyとわかりやすく書き換えました。

最初の段落では、I'm ~.より自然に聞こえるMy name is ~.から始めて、部署の説明と会社の概要を明確に説明しているので、読み手の助けになります。

次の段落では、会社で行われている毎年のセミナーの詳細と、それに伴う講演の依頼内容を記しました。依頼内容を一つの段落にしているので、まとまりもよくなります。

講演の時間については、相手に引き受けてもらった後で相談できる内容なので、ここでは省きました。

初めての人には特に丁寧な表現を

この段落にあるwe would be delighted if you couldは、丁寧に依頼しつつ、相手が提供しているコンテンツに対しての熱心さも伝えられる表現です。

その後の段落では、Arnold氏に講演を依頼したいと考えた背景を説明しました。そして彼女が出した本の内容に基づいて話してほしいということを確認した後に、場所と観客の人数、そして講演の時間を伝えます。We would very much appreciate it if you couldWe would ask thatは、依頼の内容を丁寧に伝えるための表現です。

それから報酬の話に入ります。honorariumは講演の報酬を示す用語なので、それを使うとより洗練された印象を与えます。添削前のメールにあった、「このぐらいの金額でどうですか?」という感じではなく、「この金額を提供できます」というふうに表現することで、金額交渉に入ってしまう可能性が下がります。

締めの挨拶でフォーマルかつ具体的にお願いする

最後の段落の「締めのお願い」は、具体的に書くとより効果的です。at your earliest convenienceは「できるだけ早く」を丁寧に言う表現です。相手からの質問があった場合の連絡先も記すと、親切な印象を与えます。

We look forward to hearing from you.も、「早く返事がほしい」ということをポジティブに伝えられる便利な表現です。

面識のない相手に対しては、Regardsの代わりに、よりフォーマルであるBest Regardsを使うとより適切です。

「仕事を依頼する」メールの極意

面識のない相手に何かを依頼する際には、よりフォーマルな言葉を選び、できるだけ丁寧な言い回しを使うことが望ましいです。相手がこうした依頼を歓迎しているかわからないので、細心の注意を払いましょう。

自分が誰で、なぜ連絡しているかを、わかりやすくそして魅力的に伝えることも重要です。今回のように、依頼の内容を具体的に説明しながら、相手に依頼している理由を説明するといいでしょう。

特に仕事の依頼が多いと考えられる相手の場合、「YESと言って依頼を受ければ有意義な仕事になるだろう」と思ってもらえるよう努力することが大切です。

皆さまの依頼メールにいいお返事が来ますように。ぜひ頑張ってください!

第4回は2021年7月29日(木)公開予定!

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ロッシェル・カップ

Rochelle Kopp(ロッシェル・カップ)1964年、アメリカ、ニューヨーク州生まれ。シカゴ大学経営大学院修了(MBA)。ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング社社長。専門は異文化コミュニケーション、グローバル人材育成、人事管理、リーダーシップと組織活性化。著書に『反省しないアメリカ人をあつかう方法34 (アルク はたらく×英語シリーズ)』(アルク)、『[音声DL付]英語の品格 実践編』(アルク)など多数。