ここに要注意!場面別・ビジネス英語マナー【前編】~初対面のとき・ミーティングや折衝

ここに要注意!場面別・ビジネス英語マナー【前編】~初対面のとき・ミーティングや折衝

海外ビジネスで百戦錬磨の岡田兵吾さんが20数年の経験から学んだというビジネス英語マナーを、2回に分けて場面別にご紹介します。英語ネイティブではない私たちが特に気を付けたいこととは?

初対面のとき

会えた喜びを伝える

「初めての出会い」は1回限りです。いろいろな関係を築いていけるように、このチャンスを生かして相手の心をガッチリとつかみましょう。

初対面の人との距離を縮める上で、最も大切なことはオープンさです。私は最大級の笑顔で相手を迎え、それから両手で固い握手をします。ここで学校で習ったとおりに、Nice to meet you. とあいさつしてもよいのですが、私なら、I’m SO happy to meet you! などと言うでしょう。niceよりhappyの方が、会えてうれしい気持ちがストレートに伝わるように思うからです。

ちなみに男性は、相手が女性の場合、求められない限りこちらから握手をしないのがマナーです。

お互いの名前を覚える

次に気を付けているのは、名前を覚えることです。外国人の名前は本当にさまざまで、名刺などを見ても、読めないものがたくさんあります。でもそれも、相手との距離を縮めるよいきっかけです。読み方を尋ねたり、名刺などがない場合はつづりを教えてもらったりしているうちに、だいぶ打ち解けることができます。

もちろん、私の名前も覚えてもらうようにしています。ファーストネームの兵吾は、キューバの革命家、チェ・ゲバラの「吾(われ)、日々革命の兵士なり」という言葉から来ています。だから、自分はMake the world a better place. を目指すジャパニーズ・エルビスだ(こういうとき自慢のリーゼントがモノを言います)と話すと、面白がって聞いてくれ、名前も覚えてくれます。

まずはすべての人を受け入れる

話題に困ったら、質問をしてみましょう。自分が行ったことのある国や街から来た人であれば、そこに旅行をしたときの楽しかった経験などを話します。相手の国について知っていることを探し、あるいは興味のあることを尋ねて話題にしていきます。相手も初対面のあなたと仲良くしたいと思っていますから、糸口を見つけたら、そこからどんどん会話をつないでいきましょう。

グローバル社会では、対面の段階で可能な限りフレンドリーな関係性を一気につくっていきます。まずは出会うすべての人を信じて、受け入れましょう。いろいろな国のいろいろな人と一緒にやっていかなくてはならない環境ですから、その点はとてもオープンです。

日本人は正反対で、様子を見ながら少しずつ人間関係を作っていきますね。グローバルな職場では、日本式は少しよそよそしく感じられるようで、もっと心を開いてほしいと、仲間に言われることがあるかもしれません。

使える英語表現

会えた喜びを伝える

I’m so happy to meet you at last!
やっとお会いできて本当にうれしいです。

名前を覚える

Would you spell out your name, please?
名前をどう書くか教えていただけますか。

相手を受け入れる

I admire how kind the people in your country are.
あなたの国の人たちは本当に親切で感動します。

ミーティングや折衝

会議では必ず発言する

はじめに、発言しない人は会議に出るべきではありません。

外国人の会議では、短い時間で集中して議論をし、リーダー自ら立ち上がって、みんなの意見をホワイトボードに書き出したりします。そのすごい熱量の中に、黙って座っているだけの人がポツンといると、その人を会議に呼んだ人間が怒られます。発言しなかった当人も、やる気がないなら今後は出なくてよいという話になるでしょう。

会議に参加する以上、必ず何か発言し、貢献することが求められるのです。

人と違う意見だからよい

会議で存在感を示し、やる気を見せることがグローバル社会では大切です。存在感を示す方法として比較的ハードルが低いのは、「質問すること」です。誰かの話を聞いて、単純に英語の意味がよくわからなかった場合でも、遠慮なく聞いて構いません。

やってはいけないのは、わかったふりをすることです。私も昔、「この前の会議で、あの部分がよくわからなかったのですが」と上司に言ったとたん、「なぜその場で言わないんだ。あの会議の時間が、無駄になるじゃないか」と、叱られたことがあります。

議論の内容についても、気付いたことはもちろん口にすべきです。「基本は賛成だけど、ここはちょっと変だ」「今の話は、ここの部分がよくわからない」 それだけで会議に出席している人たちからは、That’s a great point! と評価されます。人と違う意見、みんなが気付かなかった、あなた独自の視点が重宝されるのです。そこから議論が展開すれば、「やった! 大したことを言っていないのに、会議に貢献できた!」と心の中でガッツポーズを取ったりします。

私もそのようにして、会議で発言できるようになっていきました。今はどんなに偉い人との会議でも、真っ先に手を挙げて発言します。1番目に指名されなくても、手を挙げることでみんなが一目置いてくれるので、話がしやすくなりました。

No”は、はっきり伝える

社内会議と違って、クライアントや外部の会社との商談は、シビアな駆け引きの場です。ここで日本人がつまずきやすいのが「断り方」です。

ビジネス英語では、相手を気遣う丁寧な言い方を心掛けるべきですが、断るときは、はっきりと断らないと、外国人には通じません。I cannot accept your proposal. と、単刀直入にNOを伝えましょう。

日本語の「検討します」に当たるLet me consider it.には、基本的にポジティブな意味があり、本当に検討して色よい答えを返してくれるものと、いたずらに期待をさせてしまうので注意が必要です。

使える英語表現

最初に発言する

Let me give you an outline of our plans.
私どもの計画の概要をお伝えします。

意見を述べる

Let me share my opinion about this issue.
この問題に関して私の意見を述べさせてください。

NO”を伝える

We’re terribly sorry but we can’t accept your proposal.
ご提案をお受けすることができず本当に申し訳ございません。

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岡田兵吾(おかだ・ひょうご)
マイクロソフトシンガポールアジア太平洋地区ライセンスコンプライアンス本部長。著書に『ビジネス現場で即効で使える非ネイティブエリート最強英語フレーズ550』(ダイヤモンド社)、『 すべての仕事を3分で終わらせる外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD! リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。